Comment manager les communautés d’innovation ?

Etape 1 : Identifier les communautés avec lesquelles vous souhaitez collaborer

Les communautés d’innovation participent à la dynamique d’innovation de différentes façons. Tout d’abord, elles permettent aux salariés de différents départements, voire de différentes entreprises, de se rencontrer et d’échanger sur des sujets qui les intéressent. Elles alimentent ainsi la motivation intrinsèque du personnel et l’engagement des salariés dans leurs tâches. Vos salariés, membres de communautés d’innovation, sont ainsi plus impliqués et satisfaits de leur travail. Ils prennent des initiatives et sont responsabilisés.

Ensuite, ces communautés facilitent les échanges d’informations entre des membres ayant une variété d’expériences. Ces échanges peuvent aboutir à des recombinaisons créatives et à l’émergence de nouvelles idées. Ainsi, vos salariés peuvent trouver des solutions nouvelles à leur problème en transposant des innovations développées dans d’autres secteurs d’activité et dont ils auront pris connaissance au sein de la communauté d’innovation. Ils peuvent également avoir accès à des informations sur les besoins des utilisateurs, leurs requêtes ou sur de nouvelles opportunités technologiques ou de marché via des communautés ouvertes.

La première étape consiste à identifier les communautés avec lesquelles vous souhaitez communiquer. En effet, il existe différents types de communautés. Tout d’abord, des communautés de pratique qui visent à accroître la mutualisation de connaissances et la résolution de problèmes communs, et qui peuvent être mises en place en interne. Elles permettent d’actualiser les compétences de vos salariés et de questionner leurs propres savoir-faire. Ainsi, de grandes entreprises dans l’électronique ont mis en place des learning groups ou communautés entre des salariés occupant des postes similaires, par exemple les chefs de projet ou des individus travaillant sur des technologies complémentaires. Ces communautés peuvent également être déployées entre plusieurs organisations, notamment pour des entreprises implantées sur des campus technologiques, permettant une proximité géographique entre des salariés intéressés par les mêmes savoir-faire.

Ensuite, de plus en plus d’entreprises, que ce soit dans l’agro-alimentaire, les jeux vidéos ou les nouvelles technologies, font participer les utilisateurs à leur processus d’innovation. Des communautés d’utilisateurs peuvent donc être constituées et orchestrées par votre entreprise. Il conviendra alors de définir le rôle de ces communautés : participer à l’émergence d’idées nouvelles ou à des propositions d’amélioration de produits, collaborer au développement d’innovations ou tester les nouveautés.

Finalement, des communautés d’intérêt plus hétérogènes comprenant des individus travaillant dans des domaines complètement différents comme des artistes, chercheurs universitaires et chercheurs en R&D ou responsables opérationnels, peuvent être mises en place. Ces communautés, appelées épistémiques, ont pour objectif de créer de nouvelles connaissances en résolvant des problèmes qui intéressent ses membres. Leur atout est de mobiliser des connaissances très diversifiées dans un but commun afin de parvenir à formaliser des solutions opérationnelles. Le tableau ci-dessous recense ces trois types de communauté, leurs apports et les enjeux associés.

Les différents types de communauté et leurs apports

En fonction des objectifs de votre entreprise, vous pouvez donc identifier le type de communautés à mettre en œuvre. Ces communautés peuvent être animées via des réunions en présentiel, ou en ligne grâce à des outils qui permettent de proposer de nouvelles solutions ou d’interagir sur des propositions de prototype. Les communautés d’utilisateurs se prêtent particulièrement aux échanges virtuels, tandis que les communautés de pratique peuvent requérir des rencontres physiques afin que les individus apprennent à se connaitre, à se faire confiance et puissent ainsi échanger des connaissances tacites. Il convient donc de bien évaluer le mode d’animation à mettre en place en fonction de la localisation géographique des membres concernés, mais également de la complexité des informations échangées et de la durée de vie estimée de la communauté. Ainsi, les plateformes en ligne peuvent permettre de faire émerger des idées nouvelles mais doivent être associées à des ateliers en face à face afin que les participants construisent sur des idées proposées par d’autres.

Etape 2 : Renforcer les relations avec les communautés et les animer

Trois principaux leviers favorisent l’établissement de relations avec les communautés :

• Tout d’abord, conduire une veille technologique et sur les innovations managériales vous permettra d’identifier des problématiques intéressantes à proposer à des membres potentiels de communauté.
• Ensuite, il vous faudra rédiger une proposition attrayante afin de fixer l’objectif de la communauté et de mettre en valeur les apports pour les membres. L’adhésion à une communauté peut se faire par cooptation et via des mises en contact dans des réseaux informels. Vous devrez donc mobiliser votre réseau relationnel personnel et professionnel pour promouvoir votre communauté d’innovation. Par ailleurs, les entreprises peuvent utiliser des cartographies afin de visualiser les compétences présentes en interne, mais également celles qui peuvent être mobilisées en externe via des partenariats ou coopérations.
• Enfin, il convient d’expliciter clairement les contributions attendues des membres et de parvenir à un accord sur les problématiques de propriété industrielle. On peut ainsi convenir que toutes les connaissances générées préalablement à la constitution de la communauté restent la propriété de l’entreprise employeur.

Les liens avec les communautés se construisent dans le temps et une entreprise ayant une réputation de transparence, spécifiant clairement les contributions attendues de ses partenaires et les critères de sélection des idées créatives, attirera d’autant plus aisément des membres pour ses communautés créatives.

De façon générale, dans un premier temps, les membres de la communauté ont besoin d’établir un répertoire commun afin de parvenir à travailler ensemble. Ils doivent parvenir à une vision commune des objectifs à atteindre et se les approprier. Il leur faut également discerner les compétences présentes dans le groupe. Un langage commun, des codes et un mode de travail partagé doivent aussi être mis en place afin que des personnes de différents horizons puissent se comprendre. Lorsque ces différents éléments sont établis, les membres peuvent se mettre d’accord sur les tâches à accomplir.

Des ateliers peuvent être proposés afin de parvenir à cette représentation commune, notamment via la constitution d’un lexique commun ou la représentation graphique des enjeux du projet.

Tissez des relations choisies avec des salariés d’autres entreprises

Dans un second temps, il faut parvenir à décontextualiser les connaissances acquises par les membres de la communauté. Cela peut être réalisé via des présentations formelles de projets réalisés, des exercices de transposition de solution d’un problème à un autre, ou des sessions d’échanges d’idées. Les connaissances peuvent alors être réutilisées dans un autre contexte et pour résoudre de nouveaux types de problème. Plusieurs sessions sont souvent nécessaires afin de parvenir à affiner une intuition et à la transformer en idée qui puisse être prototypée.

Comment initier les relations avec les communautés ?

Etape 3 : Accepter de perdre le contrôle des processus d’innovation

Les communautés d’innovation fonctionnent en dehors de toute structure hiérarchique, ce qui permet d’accroître leur potentiel en termes d’agilité et d’innovation. La contrepartie est qu’il est difficile de prédire les résultats qui seront obtenus. Ainsi, vous pouvez être confronté à un foisonnement d’idées et vous devez accepter de travailler dans différentes directions afin de trouver des solutions innovantes.

Animez vos communautés de façon ludique en apportant post-its, Legos et matériaux de prototypage

Vous pouvez jouer un rôle et guider le travail de la communauté en alimentant le processus d’idéation. Dans les premières phases de ce processus, votre rôle pourra être de collecter des données afin de montrer l’enjeu des problèmes abordés. La communauté peut également manquer de ressources en interne pour avancer dans son exploration (manque de compétences, d’outils ou de temps). Vous pouvez ici jouer le rôle de facilitateur en mettant en relation la communauté avec des nouveaux membres ou d’autres groupes afin d’accéder aux ressources manquantes. Ensuite, il vous faudra promouvoir les idées de la communauté auprès du management de l’entreprise, et expliciter aux membres de la communauté les facteurs qui ont conduits à la sélection de certaines idées. La compréhension des critères d’évaluation des idées permettra d’orienter par la suite les discussions des membres. Finalement, sans être trop intrusif, vous pouvez proposer de nouvelles pistes de réflexion et confronter la communauté à de nouveaux challenges auxquels est confrontée votre entreprise.

Etape 4 : Laisser de l’autonomie à vos collaborateurs en interne afin de permettre l’émergence de communautés

Tout d’abord, les frontières des communautés d’innovation sont plus ou moins ouvertes et certaines communautés peuvent être très sélectives. Il est donc difficile de devenir membre de ces communautés, et il faut parfois être "parrainé" par un autre membre pour pouvoir participer aux échanges. Vos collaborateurs peuvent entretenir des liens personnels ou être impliqués dans des activités, dans ou en dehors de leur sphère professionnelle, qui vont leur permettre d’accéder à ces communautés. Il convient donc de leur laisser de l’autonomie afin qu’ils puissent explorer des sujets qui leur tiennent à cœur et qu’ils soient libres de créer ou d’intégrer des groupes d’individus qui ont des intérêts similaires aux leurs.

Ensuite, les relations au sein des communautés sont caractérisées par une forte confiance et des liens personnels forts entre les membres au cœur de la communauté. Ces relations permettent la co-construction autour de problématiques communes. Cependant, ces réseaux de relations se créent au fil du temps, de par les affinités relationnelles entre les collaborateurs, et ne peuvent être dictés par l’entreprise. Encourager les rencontres entre des individus travaillant dans différents départements ou entreprises peut donc être un premier levier afin d’intégrer des communautés d’innovation.

Finalement, les communautés d’innovation sont souvent constituées d’un noyau dur de membres très actifs qui coordonnent les activités et d’une périphérie de membres qui participent aux échanges de façon plus épisodique. S’impliquer dans l’animation d’une communauté peut être très chronophage pour vos collaborateurs, il est donc important de reconnaître leur contribution.

Etape 5 : Evaluer les connaissances acquises et capitaliser sur ces connaissances

Un dernier temps consistera à capitaliser sur les connaissances acquises dans les communautés d’innovation. En effet, afin d’éviter de perdre les connaissances générées lors du départ d’un salarié ou de la dissolution de la communauté, des sessions de rétrospective au sein de l’entreprise peuvent être organisées régulièrement. Elles auront pour objectif de faire le point sur les avancées au sein des communautés et de formaliser les données échangées. Elles permettront ainsi de diffuser plus largement au sein de votre entreprise les idées des communautés d’innovation et également de motiver leurs membres en mettant en lumière leurs contributions.

Les communautés d’innovation peuvent être particulièrement productives pour faire émerger des idées nouvelles ou trouver des solutions ad hoc à des problèmes. Cependant, les départements ou business units de l’entreprise doivent pouvoir s’approprier les productions des communautés. Ils doivent pour cela accepter des idées provenant de l’extérieur, leur donner du sens et parvenir à poursuivre le processus d’innovation à partir des connaissances générées par la communauté. Ainsi, les communautés interviennent à différents points du processus d’innovation, mais certaines tâches doivent être effectuées dans les unités traditionnelles de l’entreprise afin d’assurer la mise sur le marché des innovations.

Plusieurs communautés d’innovation peuvent être connectées à l’activité de votre entreprise. L’enjeu est donc de coordonner les activités entre ces différentes communautés et de transférer les nouvelles connaissances créées d’un groupe à l’autre. Ces activités de coordination et d’animation des communautés sous-tendent l’émergence de nouvelles compétences et outils au sein des entreprises afin de gérer les innovations de façon ouverte.

Les facteurs clés de succès afin de tirer profit des communautés d’innovation

En conclusion

Pour conclure, le challenge principal consiste à parvenir à tisser des relations durables avec les communautés. Ces relations sont caractérisées par de la confiance mutuelle et des apports réciproques. Ainsi, une contribution substantielle doit être apportée aux membres de la communauté afin que ceux-ci acceptent d’être impliqués durablement. Au-delà de facteurs financiers, les membres de ces communautés sont souvent sensibles aux apprentissages réalisés via les échanges et à la reconnaissance de leurs pairs. L’entreprise pourra donc faciliter ces deux leviers de créativité.

Références :

• Andersen, P. H., Kragh, H., & Lettl, C. (2013). Spanning organizational boundaries to manage creative processes: The case of the LEGO Group. Industrial Marketing Management, 42(1), 125-134.
• Peillon, S., Boucher, X., & Jakubowicz, C. (2006). Du concept de communauté à celui de «ba» Le groupe comme dispositif d'innovation. Revue française de gestion, (4), 73-90.
• Sarazin, B., Cohendet, P., & Simon, L. (2017). Les communautés d'innovation: de la liberté créatrice à l'innovation organisée. Éditions EMS.